Permintaannya terdengar sederhana: pindahkan data dari SIMRS Khanza ke SIMGos 2. Reaksi pertama saya, “tinggal export-import.” Beberapa jam kemudian saya sadar itu keliru. Keputusan terpenting dalam proyek ini ternyata bukan apa yang dipindahkan, melainkan apa yang sengaja tidak dipindahkan.
Ini seri pertama dari enam tulisan tentang pengalaman saya memigrasikan data master Khanza ke SIMGos. Ditulis untuk sesama admin atau tim IT rumah sakit yang mungkin akan menghadapi hal serupa.
Data master dan data transaksi punya tingkat risiko yang berbeda
Data master adalah data rujukan yang berubah pelan: pasien, dokter, obat, penjamin, ruangan. Data transaksi adalah yang tercipta setiap hari: pendaftaran, rawat jalan, rawat inap, resep, laboratorium, radiologi, billing, mutasi stok.
Transaksi jauh lebih berbahaya dipindahkan karena saling terkait. Satu kunjungan menunjuk ke pasien, poli, dokter, penjamin, tindakan, dan tagihan sekaligus. Struktur tabel dan relasi di Khanza berbeda dari SIMGos, kadang bahkan logikanya. Satu relasi yang meleset bisa membuat billing tidak cocok atau riwayat pasien salah, dan kesalahan di data klinis maupun keuangan itu mahal untuk dibetulkan setelah sistem dipakai.
Jadi saya memilih mulai dari pondasi. Dengan master data yang bersih, SIMGos sudah bisa dipakai untuk pendaftaran dan pelayanan awal, dan transaksi baru langsung tercatat dalam struktur yang benar sejak hari pertama.
Yang dipindahkan
- Pasien: hanya master pasien, tanpa riwayat kunjungan.
- Pegawai, petugas, dan dokter: digabung dulu menjadi satu sumber, baru dipilah di SIMGos.
- Obat dan alkes: dari daftar barang di Khanza.
- Penjamin: BPJS, asuransi swasta, dan lainnya.
- Ruangan, poli, dan unit layanan: disesuaikan dengan struktur SIMGos.
- Wilayah: kelurahan dan kecamatan, yang penulisannya sering berbeda antarsistem.
Yang sengaja dilewati
Kunjungan, resep, laboratorium, radiologi, mutasi stok, dan sejenisnya. Bukan karena tidak penting, tetapi mengisinya dari nol di SIMGos jauh lebih aman daripada memaksakan pemindahan. Satu hal yang perlu disepakati sebelum mulai: bagaimana petugas nanti membuka riwayat lama. Pertanyaan ini sebaiknya dijawab di awal, bukan setelah ada yang menanyakannya di loket.
Prinsip kerja: mapping, bukan copy-paste
Saya tidak meng-insert data mentah. Untuk setiap domain, saya membuat daftar pencocokan terlebih dahulu. Nama penjamin bisa berbeda, nama ruangan bisa berbeda, NIK pasien bisa ganda, format penulisan bisa tidak sama. Untuk setiap data ada tiga kemungkinan keputusan: digabung, diganti, atau dilewati. Semua keputusan dicatat dalam tabel mapping, sehingga pertanyaan seperti “data ini asalnya dari mana?” bisa dijawab dengan satu query.
Peta seri ini
- Kenapa hanya data master (tulisan ini)
- Menyiapkan server SIMGos 2
- Mapping sebagai fondasi migrasi
- Memindahkan pasien, SDM, dan obat
- Penjamin, ruangan, dan farmasi
- Pembersihan, uji akses, dan daftar pelajaran
Pelajaran pertama: waktu yang dihabiskan untuk mencocokkan data selalu lebih murah daripada waktu untuk membetulkan data yang sudah salah masuk.
Seri migrasi SIMGos
Enam bagian catatan migrasi data master dari SIMRS Khanza ke SIMGos 2:
- 01. Migrasi Khanza ke SIMGos: Kenapa Saya Hanya Memindahkan Data Master (artikel ini)
- 02. Menyiapkan Server SIMGos 2: Yang Harus Beres Sebelum Data Pertama Dipindahkan
- 03. Mapping: Fondasi Migrasi yang Bisa Diaudit
- 04. Memindahkan Pasien, SDM, dan Obat: Keputusan Teknis dan Alasannya
- 05. Penjamin, Ruangan, dan Farmasi: Tiga Domain yang Tidak Sesuai Dugaan
- 06. Pembersihan, Uji Akses, dan Daftar Pelajaran dari Migrasi Khanza ke SIMGos
